בקצרה: הצ’אט הוא המסך שבו הצוות עונה לכל פניות ה‑WhatsApp. משמאל לימין יש בו כרטיס לקוח, השיחה הפעילה ורשימת השיחות. כל שיחה עוברת בדרך כלל ממצב חדשה, לבטיפול, לסגורה.
מבנה המסך
- ימין, רשימת השיחות: חיפוש, סינון ומעבר בין שיחות. אפשר לכווץ אותה.
- אמצע, השיחה הפעילה: קריאה ומענה.
- שמאל, כרטיס לקוח: פרטים, רשימות, שדות מותאמים אישית וסטטוס השיחה.
סטטוסים
שלושה סטטוסים מכסים את רוב העבודה: חדשה (ירוק), בטיפול (טורקיז) וסגורה (אפור). יש עוד סטטוסים, כמו ממתין ללקוח או פולואפ, למי שצריך פירוט.
איך משנים סטטוס:
- לחיצה ימנית על השיחה ברשימה: שיוך אליי, בטיפול, סגורה או השאר כלא נקרא.
- בכרטיס הלקוח, בסעיף סטטוס שיחה: כל הסטטוסים.
- בכותרת השיחה, סמל הבועה עם וי: סוגר בלחיצה אחת.
לקוח שכותב אחרי שהשיחה נסגרה פותח אותה מחדש. את זמן ההמתנה קובעים בפרופיל טכני, תחת פתיחת שיחה מחדש.
סינון וחיפוש
- סינון: בפנל הימני בוחרים למשל הצ’אטים שלי, לא נקראו, לקוחות ללא ציוות, סטטוס, רשימה או טווח זמן. אפשר לשלב כמה סינונים.
- פילטר שמור: שילוב שמשתמשים בו הרבה נשמר כתגית בראש המסך. הוא שייך לכל סוכן בנפרד.
- חיפוש לקוח: לפי שם או טלפון, בשדה שבראש רשימת השיחות. לחצו Enter.
- חיפוש בתוך שיחה: שדה חיפוש בצ’אט בכותרת השיחה.
שליחת הודעות
- חלון שיחה פתוח: כותבים חופשי, מצרפים קבצים או שולחים הודעות מהירות.
- חלון שיחה סגור: תיבת הכתיבה ננעלת. לחצו שליחת הודעה ובחרו הודעה מוכנה. ראו חלון השיחה של 24 שעות.
- לקוח שעוד לא כתב לכם: לחצו הודעה חדשה ושלחו הודעה מוכנה.
- כלי AI: סמל הניצוצות בכותרת השיחה ובסרגל הכתיבה. ראו כלי ה‑AI בצ’אט.
רשימות ושדות על הלקוח
- רשימות הן תגיות צבעוניות על הלקוח. מוסיפים אותן בכרטיס הלקוח, ומשתמשים בהן לסינון ולבחירת קהל לקמפיין.
- X על העיגול הצבעוני ברשימת השיחות מסיר את הרשימה מהלקוח. כדי רק להסתיר אותן מהתצוגה, בחרו הסתר תוויות בתפריט שלוש הנקודות.
- שדות מותאמים אישית (עד 15, טקסט חופשי) מופיעים בכרטיס הלקוח ואפשר לערוך אותם שם. מגדירים אותם בעמוד לקוחות, בלשונית שדות מותאמים אישית.
מי רואה אילו שיחות
| תפקיד | רואה |
|---|---|
| סוכן | רק שיחות ששויכו אליו |
| מנהל צוות | השיחות שלו ושל הסוכנים בצוות |
| מנהל מחלקה | כל השיחות, חוץ משיחות של בעל החשבון |
| אדמין | הכל |
רוצים שהלקוח יראה מי ענה לו? בפרופיל טכני בחרו כן בהוסף את שם השולח להודעה ולחצו עדכון פרטים. פירוט על תפקידים: ניהול סוכנים וצוותים.
שאלות נפוצות
אני לא רואה שיחה שהגיעה
כסוכן, אתם רואים רק שיחות ששויכו אליכם. אם זה לא המקרה, נקו את הסינון הפעיל.
הפילטרים השמורים נעלמו
הם שייכים למשתמש. ודאו שהתחברתם לאותו משתמש.
הרשימות לא מופיעות ברשימת השיחות
כנראה הסתר תוויות מופעל. הרשימות עדיין שמורות על הלקוח.
תיבת הכתיבה נעולה
חלון השיחה נסגר. שלחו הודעה מוכנה, וכשהלקוח יענה תוכלו לכתוב שוב חופשי.